Datenschutzerklärung Lieferantenportal

Information nach Art. 13 DSGVO

§ 1 Verantwortlicher

(1) Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Portal ist die Gluth Systemtechnik GmbH, die das Portal als eigenes Lieferantenportal betreibt. Anschrift und Kontakt sind dem Impressum am Ende dieses Dokuments zu entnehmen.

(2) Für Hosting, Betrieb und Wartung der Software setzt der Verantwortliche Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO ein. Sie verarbeiten Daten ausschließlich nach seiner Weisung.

(3) Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die im Impressum genannte Kontaktadresse.

§ 2 Zwecke und Rechtsgrundlagen

(1) Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken auf den genannten Rechtsgrundlagen:

(2) Eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO findet nicht statt. Die in technischen Dokumenten enthaltenen Daten (Materialzeugnisse, Konformitätserklärungen) sind rein technisch-sachbezogen.

§ 3 Datenkategorien

Verarbeitet werden:

• Stammdaten: Firmenname, Anschrift, USt-IdNr., HRB, Rechtsform, GLN, DUNS, EORI;
• Kontaktdaten: Name, Anrede, Funktion, E-Mail, Telefon, Mobil;
• Authentifizierungsdaten: E-Mail, Passwort-Hash;
• Bankverbindung: IBAN, BIC, Kontoinhaber;
• Vertragsdaten: Bestellungen, Angebote, Preise, Zertifikate, Materialzeugnisse;
• Nutzungsdaten: Login-Zeitpunkte, IP-Adresse, User-Agent, Audit-Trail;
• Annahme-Records: Zeitstempel, IP, User-Agent, Hash der akzeptierten Vertragsversion.

§ 4 Empfänger

(1) Innerhalb des Verantwortlichen: autorisierte Mitarbeiter mit Geheimhaltungsverpflichtung. Der Verantwortliche sieht, ob Ihr Zugang eingerichtet ist (Stand der Registrierung und Datum der ersten Anmeldung), um Sie bei Problemen mit dem Zugang unterstützen zu können.

(2) Auftragsverarbeiter (auf Grundlage Art. 28 DSGVO): Dienstleister für Hosting und Betrieb, insbesondere Vercel und Supabase, jeweils EU-Region. Die vollständige Liste erhalten Sie auf Anfrage beim Verantwortlichen.

(3) Eine Übermittlung an staatliche Stellen erfolgt nur, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

§ 5 Drittlandtransfer

(1) Die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt (Region Frankfurt/EU-Central-1).

(2) Unterauftragsverarbeiter mit Mutterkonzern in den USA (Vercel, Supabase): Die physische Verarbeitung erfolgt in der EU. Grundlage eines etwaigen Zugriffs aus Drittländern sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss 2021/914); Vercel ist zusätzlich nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Eine Transfer-Folgenabschätzung (TIA) liegt als vorläufiger Entwurf vor und ist auf Anfrage einsehbar.

§ 6 Speicherdauer

§ 7 Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte (Art. 12–22 DSGVO):

• Auskunft (Art. 15)
• Berichtigung (Art. 16)
• Löschung (Art. 17) — soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20) — strukturierter Export im maschinenlesbaren Format wird innerhalb von 30 Tagen bereitgestellt
• Widerspruch (Art. 21) — bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen

Die Geltendmachung erfolgt gegenüber dem Verantwortlichen (siehe Impressum).

§ 8 Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist regelmäßig die Aufsichtsbehörde am Sitz des Verantwortlichen.

§ 9 Automatisierte Entscheidungen / KI

(1) Die Plattform trifft keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und rechtliche Folgen oder eine ähnlich erhebliche Beeinträchtigung erzeugen (Art. 22 DSGVO).

(2) Die in der Plattform genutzten regelbasierten Heuristiken (z. B. zur Auto-Kategorisierung von Dokumenten) sind keine KI-Systeme im Sinne der KI-Verordnung 2024/1689.

(3) Sollten zukünftig KI-basierte Funktionen mit erheblichen Auswirkungen eingeführt werden, werden Sie hierüber separat informiert. Eine aktuelle Übersicht aller KI- und Heuristik-Funktionen wird in der platforminternen Funktionsübersicht geführt und auf Anfrage an den Plattformbetreiber bereitgestellt.

§ 10 Datensicherheit

Die Plattform implementiert geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere:

• Row Level Security pro Mandanten,
• Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS 1.3) und bei der Speicherung (AES-256),
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vertraulicher Inhalte — Angebotspreise, Frachtkosten, Positionskommentare und von Nutzern verfasste Nachrichtentexte — mit ausschließlich client-seitig abgeleiteten Schlüsseln; automatisch erzeugte Statusmeldungen, Bestelldaten und Geschäftsbriefe sind hiervon ausgenommen, weil sie für die gesetzliche Aufbewahrung lesbar bleiben müssen (§ 257 HGB, § 147 AO, GoBD),
• Passwortrichtlinie mit Mindestlänge und vorgeschriebenen Zeichenklassen sowie Abgleich neu gesetzter Passwörter gegen bekannte Datenlecks,
• Audit-Logs für sicherheitskritische Aktionen,
• Soft-Delete und Wiederherstellungsverfahren.

§ 10a Support-Telemetrie (proaktive Fehlerbeobachtung)

Zum Zweck der proaktiven Fehlerbehebung und Sitzungs-Stabilität erfasst die Plattform technische Fehler-Ereignisse aus Ihrer Browser-Sitzung (Fehler-Codes, Stack-Trace-Köpfe, betroffene Route, anonymisierter User-Agent) sowie einen anonymisierten Presence-Heartbeat (zuletzt-aktiv-Zeitstempel + aktueller Pfad). Diese Daten werden vor der Persistierung client-seitig redaktiert — UUIDs, E-Mail-Adressen, JWTs, IBAN, Telefonnummern sowie E2EE-Chiffrate werden durch Platzhalter ersetzt. Klartext-Geschäftsinhalte verlassen niemals Ihre Sitzung in lesbarer Form.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an proaktivem Support und Sicherheit der Verarbeitung gem. Art. 32 DSGVO).
• Empfänger: ausschließlich der Verantwortliche und seine in § 1 genannten Auftragsverarbeiter. Keine Weitergabe an Dritte.
• Speicherdauer: Fehler-Ereignisse und Presence-Daten: 30 Tage, unabhängig vom Bearbeitungsstand. Automatische Löschung gem. § 6.
• Transparenz (Art. 28 + Art. 15): Jeder Zugriff des Plattform-Supports auf Telemetrie-Daten Ihrer Organisation wird in einem für Sie einsehbaren Audit-Protokoll erfasst (Org-Einstellungen → "Plattform-Support-Zugriffe").
• Ihre Rechte: Sie können der Verarbeitung gem. Art. 21 DSGVO widersprechen. Im Falle eines Widerspruchs verbleibt eine Restmöglichkeit zur Sitzungs-Diagnose, der proaktive Support ist jedoch eingeschränkt.

§ 11 Änderungen dieser Erklärung

Wesentliche Änderungen werden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten angekündigt. Sie werden zur erneuten aktiven Bestätigung aufgefordert; eine Schweigensfiktion ist ausgeschlossen.

§ 12 Sprachfassung

Bei Widersprüchen mit fremdsprachigen Fassungen ist die deutsche Sprachfassung verbindlich.

Anbieter (Impressum)

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