Nutzungsvereinbarung Lieferantenportal

Version 1.1.0 · gültig ab 19.05.2026

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsparteien

(1) Diese Nutzungsvereinbarung regelt das Rechtsverhältnis zwischen der P&P Unternehmensgruppe Marco Pavlov Pereira (nachfolgend „Plattformbetreiber") als Anbieterin der Lieferantenportal-Software und Ihnen als gewerblichem Nutzer (nachfolgend „Nutzer"), sowohl als einkaufende Organisation („Käufer") als auch als Lieferant.

(2) Diese Vereinbarung gilt ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB. Sie ist keine Verbraucherklausel.

(3) Abweichende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Nutzers werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Plattformbetreiber ihrer Geltung nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 2 Vertragsgegenstand und Klarstellung der Plattform-Rolle

(1) Der Plattformbetreiber stellt eine browserbasierte Software-as-a-Service-Lösung („Plattform") bereit, über die Käufer Lieferantenstammdaten, Anfragen (RFQ), Angebote, Bestellungen und zugehörige Dokumente verwalten können.

(2) Der Plattformbetreiber ist nicht Vertragspartei der über die Plattform abgewickelten Liefer- oder Kaufverträge. Liefer- und Kaufverträge entstehen ausschließlich zwischen Käufer und Lieferant; die Plattform stellt nur das Werkzeug bereit. Der Plattformbetreiber haftet nicht für die ordnungsgemäße Erfüllung dieser Verträge durch den Käufer oder den Lieferanten.

(3) Der Plattformbetreiber ist nicht Hersteller der über die Plattform gehandelten Produkte. Hersteller im Sinne des Produkthaftungsgesetzes (ProdHaftG) und der Produkthaftungsrichtlinie 2024/2853 bleibt der jeweilige Lieferant.

§ 3 Registrierung und Account-Sicherheit

(1) Die Nutzung der Plattform setzt eine Registrierung voraus. Der Nutzer versichert, alle für die Registrierung erforderlichen Angaben wahrheitsgemäß und vollständig zu machen sowie diese bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.

(2) Der Nutzer ist verpflichtet, seine Zugangsdaten (insbesondere Passwort) geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben. Die Nutzung von Mehr-Faktor-Authentifizierung wird empfohlen und kann durch den Plattformbetreiber für bestimmte Funktionen verpflichtend vorgeschrieben werden.

(3) Der Nutzer hat den Plattformbetreiber unverzüglich zu informieren, wenn er Anhaltspunkte für eine missbräuchliche Nutzung seiner Zugangsdaten hat.

(4) Account-Sharing zwischen mehreren natürlichen Personen ist unzulässig. Jede natürliche Person, die für eine Organisation tätig wird, benötigt einen eigenen Account.

§ 4 Vertretungsmacht

(1) Bei der erstmaligen Registrierung einer Organisation versichert der registrierende Nutzer, zur rechtsverbindlichen Vertretung dieser Organisation berechtigt zu sein (§§ 164 ff. BGB).

(2) Spätere Nutzer, die durch einen bevollmächtigten Administrator der Organisation eingeladen werden, akzeptieren diese Vereinbarung mit Wirkung für sich selbst; die organisationsrechtliche Bindung der Organisation entsteht durch die Annahme des Erst-Registrierten.

§ 5 Mitwirkungspflichten

(1) Der Nutzer ist für die Pflege und Richtigkeit der von ihm in die Plattform eingestellten Daten selbst verantwortlich.

(2) Der Nutzer wird die Plattform nicht für gesetzeswidrige Zwecke einsetzen, insbesondere keine Inhalte hochladen, die gegen geltendes Recht, gewerbliche Schutzrechte Dritter oder gegen Geheimhaltungsverpflichtungen verstoßen.

(3) Der Nutzer hält sich an die Vorgaben des Geschäftsgeheimnisgesetzes (GeschGehG) hinsichtlich der über die Plattform geteilten Informationen Dritter (siehe § 9).

§ 6 Verfügbarkeit (kein zugesichertes Service Level)

(1) Der Plattformbetreiber strebt eine Verfügbarkeit von 95 % im Jahresdurchschnitt an. Diese Zielmarke ist eine Richtschnur und keine zugesicherte Eigenschaft im Sinne des § 443 BGB. Die Plattform wird auf Drittinfrastruktur (Cloud-Hosting, Datenbank) betrieben, deren Service-Level-Zusagen ihrerseits keine 100 %-Verfügbarkeit garantieren; die hier genannte Zielmarke trägt diesem Umstand Rechnung.

(2) Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt. Notfallwartungen können jederzeit erfolgen.

(3) Bei vorübergehenden Ausfällen ist der Nutzer verpflichtet, fristgebundene Erklärungen (insbesondere Mängelrügen nach § 377 HGB) auf alternativen Kommunikationswegen zu übermitteln (E-Mail, Postversand). Die Versendung über die Plattform ist nicht Voraussetzung der Wahrung gesetzlicher Fristen.

§ 7 Haftung

(1) Der Plattformbetreiber haftet unbeschränkt für:

• Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit,
• die Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
• Schäden, für die nach dem Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG) in seiner jeweils geltenden Fassung zwingend gehaftet wird,
• die Übernahme einer Garantie oder eines Beschaffungsrisikos.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Plattformbetreiber nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten — solche, deren Erfüllung den Vertrag überhaupt erst ermöglicht) und beschränkt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden.

(3) Eine darüber hinausgehende Haftung ist ausgeschlossen.

(4) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch für die persönliche Haftung der Mitarbeiter, gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Plattformbetreibers.

§ 8 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Plattformbetreiber verarbeitet personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO im Auftrag der jeweiligen Käufer-Organisation. Die Einzelheiten regelt die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), die als Anlage 1 Bestandteil dieser Vereinbarung ist.

(2) Der Plattformbetreiber wird Kundendaten nicht für eigene Zwecke verwenden, insbesondere nicht zum Training eigener oder fremder Modelle der Künstlichen Intelligenz oder des maschinellen Lernens. Eine Verwendung für anonymisierte aggregierte Statistiken bleibt zulässig, soweit keine Rückführung auf einzelne Nutzer oder Datensätze möglich ist.

(3) Eine Datenschutzerklärung gemäß Art. 13 DSGVO ist in Anlage 3 beigefügt und wird beim ersten Login zur aktiven Bestätigung vorgelegt.

§ 9 Geheimhaltung

(1) Der Nutzer behandelt alle nicht offenkundigen Informationen Dritter, die er über die Plattform erhält (insbesondere technische Zeichnungen, Spezifikationen, Materialzeugnisse, Kalkulationsgrundlagen, Geschäftsgeheimnisse), als Geschäftsgeheimnisse im Sinne des GeschGehG.

(2) Der Nutzer verpflichtet sich, angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen zu ergreifen, insbesondere:

• Zugriff nur durch namentlich autorisierte Mitarbeiter mit Geheimhaltungspflicht,
• verschlüsselte Speicherung sensibler Inhalte (mindestens AES-256 bei der Ablage),
• Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS 1.2 oder höher),
• Protokollierung aller Zugriffe (Wer, Wann, Was),
• Rückgabe oder dokumentierte Löschung nach Vertragsbeendigung,
• Verpflichtung von Sub-Bearbeitern und Sub-Auftragnehmern auf gleichwertige Schutzmaßnahmen.

(3) Die Geheimhaltungspflicht besteht fünf Jahre über das Vertragsende hinaus fort, soweit nicht zwingende gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine längere Frist gebieten.

§ 10 Schutzrechte und Lizenz

(1) Sämtliche Inhalte, die der Nutzer in die Plattform einstellt (insbesondere Zeichnungen, 3D-Modelle, Materialzeugnisse, technische Spezifikationen), bleiben uneingeschränkt im Eigentum des einstellenden Nutzers oder seines Lieferanten/Herstellers.

(2) Der Nutzer räumt dem Plattformbetreiber lediglich eine einfache, nicht ausschließliche, zweckgebundene und auf die Vertragslaufzeit beschränkte Lizenz zur Speicherung, Verarbeitung und Anzeige dieser Inhalte für die Erbringung der Plattformleistung ein. Eine Sub-Lizenzierung an Dritte außerhalb der vertragsnotwendigen Sub-Auftragsverarbeiter (siehe AVV) ist ausgeschlossen.

(3) Eine Verwendung der eingestellten Inhalte zum Training künstlicher Intelligenz oder zur Bildung anonymisierter Modelle ist ausgeschlossen, soweit sie nicht ausdrücklich und gesondert genehmigt wurde.

§ 11 Datenexport und Wechsel des Anbieters (Data Act)

(1) Der Nutzer kann jederzeit einen strukturierten Export seiner in der Plattform gespeicherten Daten in einem maschinenlesbaren, gängigen Format anfordern. Der Export wird innerhalb von 30 Tagen nach Anforderung bereitgestellt.

(2) In Übereinstimmung mit der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act, ab 12.09.2025 anwendbar) sind ab 12.01.2027 Wechsel-/Exportkosten zwischen Datenverarbeitungsdiensten unzulässig. Bis zu diesem Zeitpunkt erhebt der Plattformbetreiber lediglich Selbstkosten.

(3) Klauseln dieser Vereinbarung, die einseitige Auslegungs-, Sperr- oder Vergütungsänderungsrechte zugunsten des Plattformbetreibers begründen, sind im Sinne des Art. 13 Data Act unwirksam, soweit sie unangemessen sind.

§ 12 Funktionen mit künstlicher Intelligenz (AI Act)

(1) Die Plattform nutzt regelbasierte Heuristiken (z. B. zur Auto-Kategorisierung von Dokument-Dateinamen). Diese sind keine KI-Systeme im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 (AI Act).

(2) Sollte der Plattformbetreiber zukünftig KI-basierte Funktionen einführen (z. B. Lieferantenscoring, automatisierte Klassifikation), so wird er

• den Nutzer transparent darüber informieren (Art. 50 AI Act),
• bei interaktiven KI-Funktionen einen erkennbaren Hinweis im UI integrieren,
• Hochrisiko-KI-Funktionen (Annex III) vorab als solche kennzeichnen und die zugehörigen Pflichten erfüllen,
• ein Opt-out für KI-gestützte Auswertungen anbieten, soweit gesetzlich zulässig.

(3) Eine aktuelle Liste sämtlicher KI- und Heuristik-Funktionen wird in der platforminternen Funktionsübersicht geführt und auf Anfrage durch den Plattformbetreiber bereitgestellt.

§ 13 Sicherheits-Updates

Der Plattformbetreiber verpflichtet sich, sicherheitskritische Patches innerhalb von 72 Stunden nach Kenntnisnahme einer ausnutzbaren Schwachstelle bereitzustellen. Diese Zusage gilt unabhängig von der Frage, ob die Plattform unter den Cyber Resilience Act (Verordnung (EU) 2024/2847) fällt.

§ 14 Vertragsdauer und Kündigung

(1) Die Vereinbarung wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Beide Parteien können diese Vereinbarung mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende ordentlich kündigen.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Wichtige Gründe sind insbesondere: erhebliche Verletzung von Datenschutz-, Geheimhaltungs- oder Sicherheitspflichten, Insolvenz, fortgesetzte Zahlungsrückstände.

(4) Mit Wirksamwerden der Kündigung wird der Plattformbetreiber dem Nutzer einen Datenexport zur Verfügung stellen und die Daten 30 Tage nach Vertragsende löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.

§ 15 Vertragsänderungen (aktive Zustimmung)

(1) Der Plattformbetreiber kann diese Vereinbarung mit Wirkung für die Zukunft ändern. Eine Schweigensfiktion ist ausgeschlossen.

(2) Änderungen werden dem Nutzer mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten schriftlich oder per E-Mail angekündigt. Beim nächsten Login wird der Nutzer aufgefordert, der geänderten Vereinbarung aktiv zuzustimmen.

(3) Stimmt der Nutzer nicht zu, kann er die Vereinbarung mit Wirkung zum Inkrafttreten der Änderung außerordentlich kündigen (Sonderkündigungsrecht). Bis zur ausdrücklichen Annahme oder Kündigung gilt die bisherige Fassung weiter; Schreibaktionen können dann allerdings beschränkt sein.

§ 16 Schlussbestimmungen

(1) Auf diese Vereinbarung findet deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) Anwendung.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung ist der Sitz des Plattformbetreibers, sofern der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist (§ 38 Abs. 1 ZPO). Der Plattformbetreiber kann den Nutzer auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand verklagen.

(3) Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung gilt durch eine wirksame Bestimmung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

(4) Die deutsche Sprachfassung dieser Vereinbarung ist im Falle von Widersprüchen mit fremdsprachigen Fassungen verbindlich.

Anlagen (separate Dokumente, eigenständig versioniert):

• Anlage 1: Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV / DPA)
• Anlage 2: Geheimhaltungsmodul (NDA)
• Anlage 3: Datenschutzerklärung
• Anlage 4: Liste der Sub-Auftragsverarbeiter

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